A N Z E I G E

Briefpost digital speichern + Zugriffsmanagment

  • Geht mal wieder um die Arbeit, und auch um HomeOffice und die Lösung der üblichen kleinen Problemchen.


    Mein Wunsch ist es, meine Briefpost zumindest für den internen Gebrauch, digital zu speichern, idealerweise bei einem Cloudservice.


    Aktuell ist der Ablauf etwa so:


    Meine Bürokraft öffnet die Post, fotographiert sie mit ihrem Handy ab und schickt das ganze dann per Mail an die Leute, die es betrifft. Also ziemlich rudimentär, aber es funktioniert.


    Ich hätte das ganze jetzt aber gerne etwas anders strukturiert. Ich hätte das digitalisierte Schreiben gerne in der Cloud gespeichert, anstatt im Email-Account. Zudem hätte ich gerne, wenn den gespeicherten Schreiben gewisse Index-Suchbegriffe, wie zum Beispiel 'Rechnung', 'Angebot' usw. zugeordnet werden können, idealerweise so das ein Briefwechsel zu einem bestimmten Thema über die Monate nachvollziehbar bleibt. Wünschenswert ist natürlich auch, dass auch entsprechender Email-Verkehr dort eingepflegt werden kann.


    Tatsächlich suche ich für dieses Thema eine Lösung, die auch ein relativer IT-Dummie bedienen kann. Das ganze darf natürlich kostenpflichtig sein. Mich würde da auch interessieren, was ihr bei euch auf der Arbeit da verwendet.

    -"Niemand ist perfekt" und "Du bist perfekt, so wie du bist"

    -1980 und 2021 liegen genauso weit auseinander wie 1939 und 1980.

    -"Schon der Begriff Menschenrechte ist rassistisch." (Mr. Spock)

  • A N Z E I G E
  • Geht es hier nur um Infomationsaustausch oder auch um richtige Archiverung laut Gesetz von Rechnung & Co?


    Weil dann würde auch ein einfache Dropbox Lösung mit freigegebenen Ordnern und Berechtigungen reichen.

  • Archievierung ist natürlich wünschenswert.


    Mir ist aber vor allem wichtig, dass ich meine Post auch wieder finde, wenn ich sie brauche.


    Im konkreten Fall sind das zum Beispiel Tierarztbefunde. Die möchte ich dann über entsprechende Suchindizes, idealerweise dem Pferd, aber auch dem Tierarzt zugeordnet finden können, ohne ewig suchen zu müssen.

    -"Niemand ist perfekt" und "Du bist perfekt, so wie du bist"

    -1980 und 2021 liegen genauso weit auseinander wie 1939 und 1980.

    -"Schon der Begriff Menschenrechte ist rassistisch." (Mr. Spock)

  • Ich gucke morgen mal auf Arbeit in meinen Mails.


    Da gibt es etwas, was uns unser ITler empfohlen hat, das ist eine richtige Software inkl. automatische Archivierung.
    Diese ist auch Selbst lernend, zB kann sie Kopfbögen o.ä. erkennen und dann automatisch benennen und ablegen.


    Diese ist auch Gesetzeskonform zwecks papierfreie Archivierung.

  • Was Du für deinen Anwendungsfall brauchst ist ein Dokumentenscanner. Das ist dann auch für die Bürokraft einfach: Einlegen, scannen lassen.
    Das ganze dann als durchsuchbares PDF (OCR) in der Cloud speichern.
    Problem hier: Es sollen ja wohl nicht alle auf alles zugreifen dürfen. Also müssen da Rechte vergeben werden. Aber die Bürokraft schaut ja wohl eh grob durch, wer was lesen muss und kann die dann entsprechend in unterschiedliche Ordner packen.


    Am besten bei einem EDV-Dienstleister vor Ort beraten lassen.

  • Erst einmal vielen Dank.


    Natürlich werde ich mich beraten lassen, habe aber gerne schon ein wenig Vorkenntnisse. Ich fühl mich immer so hilflos und überfordert, wenn ich nicht wenigstens so ein kleines Fundament habe. Nennen wir es, gesunde Skepsis vor Verkäufern.

    -"Niemand ist perfekt" und "Du bist perfekt, so wie du bist"

    -1980 und 2021 liegen genauso weit auseinander wie 1939 und 1980.

    -"Schon der Begriff Menschenrechte ist rassistisch." (Mr. Spock)

  • Wir kennen jetzt deine Situation nicht - wie viele Mitarbeiter, wie viel Post, ...
    Entsprechend schwer ist es da richtig zu beraten.


    Was mir wichtig wäre: Was man hat, das muss laufen. D.h. Wartungsvertrag und wenn irgendwas ist, dann ist der Dienstleister spätestens am Tag drauf an und repariert / tauscht aus. Das ist natürlich teuer, aber dafür können alle weiter arbeiten wie gewohnt.


    Kleinste Lösung für deinen Bedarf: Dokumentenscanner & NAS & Backup in der Cloud

  • Zitat

    Original geschrieben von Wichard:
    Wir kennen jetzt deine Situation nicht - wie viele Mitarbeiter, wie viel Post, ...
    Entsprechend schwer ist es da richtig zu beraten.


    Was mir wichtig wäre: Was man hat, das muss laufen. D.h. Wartungsvertrag und wenn irgendwas ist, dann ist der Dienstleister spätestens am Tag drauf an und repariert / tauscht aus. Das ist natürlich teuer, aber dafür können alle weiter arbeiten wie gewohnt.


    Kleinste Lösung für deinen Bedarf: Dokumentenscanner & NAS & Backup in der Cloud


    Damit hast du sicherlich recht. In der Skalierung auf die Betriebsgröße braucht man da natürlich dann einen Experten. Für mich geht es im Kern darum, nicht einfach blind in so eine Geschichte reinzulaufen, und dann komplett auf einen Berater angewiesen zu sein, und da denke ich, habe ich jetzt schon mal einige Infos zusammen. Das hilft auf jeden Fall mal. Vielen Dank.


    Am Ende ist das leider einer der nervigen Aspekte des Chefdaseins.

    -"Niemand ist perfekt" und "Du bist perfekt, so wie du bist"

    -1980 und 2021 liegen genauso weit auseinander wie 1939 und 1980.

    -"Schon der Begriff Menschenrechte ist rassistisch." (Mr. Spock)

Jetzt mitmachen!

Du hast noch kein Benutzerkonto auf unserer Seite? Registriere dich kostenlos und nimm an unserer Community teil!

A N Z E I G E